لیست تجهیزات لازم برای اتاق کنفرانس

لیست تجهیزات لازم برای اتاق کنفرانس

شاید شما هم به اقتضای شغل خود هر هفته یا ماهیانه در جلساتی که توسط سازمان شما تشکیل می‌شود شرکت می‌کنید. این جلسات معمولا در اتاق کنفرانس تشکیل شده و به دلیل اهمیتی که این جلسات دارند بالطبع تجهیزات به کاررفته در آن نیز از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد. بنابراین باید با دقت و پس از بررسی کامل تمام جوانب و نیاز هر سازمان خریداری شوند. با گذشت زمان و پیشرفت فناوری، ساختار سنتی اتاق‌های کنفرانس جای خود را به سیستم‌های دیجیتال داده‌اند. در صورت انتخاب درست تجهیزات اتاق یا سالن کنفرانس و استفاده صحیح از آن‌ها، اتفاقات خوشایندی را می‌توانید برای سازمان خود رقم بزنید. در این مقاله می‌خواهیم با لیست تجهیزات اتاق کنفرانس (Conference room equipment list) و کاربرد آن‌ها آشنا شویم. با ما همراه باشید.
فهرست آنچه می‌خوانید:

لیست تجهیزات اتاق کنفرانس

تجهیزات اتاق کنفرانس

تجهیزات مورد نیاز برای یک اتاق کنفرانس ممکن است بسته به نیاز شرکت کنندگان و اهداف خاص شما متفاوت باشد. اما لیست تجهیزات پرکاربرد برای اتاق یا سالن کنفرانس شامل موارد زیر است:

  • میز و صندلی
  • سیستم تصویری
  • سیستم صوتی
  • دستگاه های ارتباطی
  • کامپیوتر یا لپ تاپ
  • سیستم و کابل برای اتصالات
  • تجهیزات نورپردازی
  • تهویه (سیستم گرمایش و سرمایش)
  • تجهیزات امنیتی
  • تجهیزات نوشتاری
  • تجهیزات لازم برای تغذیه (نوشیدنی و خوراکی)

حالا به بررسی تک کت موارد بالا خواهیم پرداخت.

میز و صندلی‌

میز اداری و صندلی اداری یکی از مهم ترین قسمت‌های تجهیزات اتاق کنفرانس بوده و شکل و ظاهر آن تاثیر زیادی در جذاب بودن محیط اتاق دارد. همانطور که می‌دانید از صندلی‌ برای نشستن افراد در جلسه و از میز برای قرارگیری کامپیوتر، مستندات و لوازم تحریر استفاده می‌کنند.

بیشتر بخوانید: طرز صحیح نشستن روی صندلی

سیستم تصویری

  • سیستم ویدئو کنفرانس برای جلسات مجازی و تصویری با شرکت‌کنندگان از راه دور
  • تلویزیون یا مانیتور برای نمایش محتواهای مرتبط با کنفرانس، اطلاعات، ارائه‌ها و ویدئوها
  • پروژکتور برای نمایش تصاویر، اسلایدها و محتواهای ارائه‌شده روی صفحه‌های بزرگتر
  • صفحه‌نمایش تعاملی برای نمایش اطلاعات و ارائه‌های تعاملی

سیستم صوتی

  • میکروفون‌ برای سخنرانان و شرکت‌کنندگان
  • بلندگوها یا اسپیکرها برای انتشار صدا به صورت عمومی
  • دستگاه‌های دی جی یا موزیک پلیر برای پخش موسیقی در وقفه‌های کنفرانس یا استفاده‌های دیگر

دستگاه‌های ارتباطی

  • دستگاه تلفن برای تماس‌های کنفرانسی
  • وب‌کم برای جلسات مجازی

کامپیوتر یا لپتاپ

استفاده از کامپیوتر و لپ تاپ برای مصارف زیر واجب است:

  • برای اجرای ارائه‌ها
  • نمایش محتواها و اتصال به شبکه‌های اینترنتی

سیستم  و کابل برای اتصالات

  • کابل‌ها و آداپتورها برای اتصال تجهیزات به یکدیگر
  • شارژر
  • روتر یا مودم برای دسترسی به اینترنت

یکی دیگر از وسایل پرکاربرد در سالن‌های کنفرانس، پنل‌های رومیزی VSP است که شامل پورت برق،USB ،HDMI و VGA و…می‌باشد. این پنل اتصال دستگاه‌های مختلف را جهت اشتراک گذاری صوت و تصویر آسان می‌کند.

تجهیزات نورپردازی

نورپردازی را برای جذاب ساختن سالن کنفرانس استفاده کنید و به نکات زیر هم توجه داشته باشید:

  • استفاده از لامپ هایی با روشنایی بالا
  • استفاده از نور سفید و زرد
  • استفاده از لامپ های تلسکوپی برای پرتاب نور بیشتر (جذاب کردن محیط اتاق)

بیشتر بخوانید: انواع دکوراسیون اداری

تجهیزات تهویه‌ (سیستم گرمایش و سرمایش)

یکی از ملزومات و تجهیزات اصلی اتاق کنفرانس داشتن سیستم تهویه مناسب است. چراکه سیستم تهویه (گرمایش، سرمایش و تعویض هوا) مناسب برای راحتی حضار در جلسه واجب است.

تجهیزات امنیتی

اگر نیاز به کنترل امنیت دارید، حتما از تجهیزات امنیتی داخل اتاق یا کنفرانس استفاده کنید. تجهیزات مورد نیاز برای امنیت شامل موارد زیر است:

  • دوربین‌
  • دزدگیر
  • قفل کنترلی درب اتاق کنفرانس
  • سیستم امنیتی برای حفظ امنیت اطلاعات و اتصالات

تجهیزات نوشتاری

کاغذ و خودکار یکی از پرمصرف‌ترین تجهیزات لازم برای هر فرد در زمان جلسه محسوب می شود. از همین رو حتما از تجهیزات زیر غافل نشوید:

  • دفترچه یادداشت
  • خودکار
  • تخته وایت برد
  • ماژیک و تخته پاک کن

تجهیزات تغذیه (نوشیدنی و خوراکی)

مصرف نوشیدنی و خوراکی در زمان جلسه باعث بهبود عملکرد افراد حاضر در جلسه می‌شود. پس احتمالا از خودتان می‌پرسید که از چه خوراکی‌ها و نوشیدنی‌هایی در زمان جلسه استفاده کنیم؟ برای همین منظور یک لیست خلاصه ای را برای شما آماده کردیم که شامل موارد زیر است:

  • آب معدنی
  • چای، قهوه و نسکافه
  • پکیج میوه (موز، سیب و میوه های فصلی به همراه دستمال کاغذی و چاقو)
  • پیش دستی
  • لیوان

این لیست تجهیزات می‌تواند به دلیل متغیر بودن شرایط و نیازهای هر سازمان به روز رسانی شود و ممکن است تجهیزات دیگری نیز بر اساس نیازهای خاص شرکت‌کنندگان به لیست اضافه شود.

اهمیت استفاده از تکنولوژی و تجهیزات لازم در طراحی اتاق یا سالن کنفرانس

اهمیت استفاده از تکنولوژی و تجهیزات لازم در طراحی اتاق کنفرانس

توجه داشته باشید اگر از تجهیزات بی‌کیفیت یا نامناسب برای اتاق کنفرانس استفاده کنید کیفیت جلسات شما پایین خواهد آمد و آن طور که انتظار دارید بازدهی خوبی ندارد. همینطور اگر از تجهیزات ناهماهنگ با شرایط اتاق کنفرانس استفاده کنید به همان میزان باعث افت کیفیت جلسات خود خواهید شد. تجهیزات لازم برای اتاق کنفرانس باید با توجه به متراژ محیط خریداری شود. به عنوان مثال در یک فضای کوچک نیاز به استفاده از سیستم‌های صوتی قوی نیست. چرا که صدای زیاد هم باعث اذیت مهمانان خواهد شد.بنابراین استفاده از تجهیزات مناسب کیفیت جلسه را افزایش داده و به آن رسمیت می‌بخشد.

همچنین مشاهده کنید: خرید صندلی مدیریتی + 36 ماه گارانتی

در خرید تجهیزات اتاق کنفرانس به چه نکاتی باید توجه کرد؟

در خرید تجهیزات اتاق کنفرانس به چه نکاتی باید توجه کرد؟

  • اگر موضوع کنفرانس شما به گونه‌ای است که به سیستم فیلمبرداری خودکار (Automatic video recording) نیاز است آن را تهیه کنید. در غیر اینصورت سعی کنید از خرید تجهیزات غیر ضروری خودداری کنید.
  • حواستان به مقدار بودجه‌ای که برای این کار در نظر گرفته‌اید باشد.
  • به متراژ و ابعاد سالن کنفرانس توجه کنید.
  • تحقیق کنید که چه نوع سیستم صوتی و تصویری مناسب برای جلسات شما می باشد.
  • از سالم بودن کابل‌ها اطمینان حاصل کنید.
  • در صورت نیاز به ویدئو کنفرانس، ملزومات لازمه را خریداری کنید.

همچنین دقت داشته باشید نصب تجهیزات و تنظیم آن‌ها باید توسط افراد کاربلد و متخصص انجام شود. نصب تجهیزات صوتی و تصویری پیچیده بوده و نیاز به تخصص و تجربه دارد. انجام کلیه خدمات نصب، کابل کشی، طرز قرار گرفتن صحیح و ایجاد هماهنگی بین سایر تجهیزات باید توسط افراد آموزش دیده و متخصص صورت گیرد.

بیشتر بخوانید: نکات مهم در انتخاب صندلی اداری

پیشگیری از بروز مشکلات در زمان استفاده از تجهیزات اتاق کنفرانس

پیشگیری از مشکلات تجهیزات اتاق کنفرانس

برای جلوگیری از بروز مشکلات احتمالی در زمان استفاده از تجهیزات اتاق کنفرانس لطفا به نکات زیر توجه کنید:

هیچ مجموعه ای پیدا نمی‌شود که کاملا بدون نقص و مشکل باشد. اما شما برای این‌که سالن کنفرانس خود را مجهز کرده و جلسات خود را به خوبی برگزار کنید ضروری است که تجهیزات، مجهز به برنامه پشتیبان باشند و از طریق آن یک نسخه پشتیبان از جلسات خود داشته باشید. همچنین قبل از شروع جلسه مطمئن شوید اتصال دستگاه‌های هر فرد به درستی انجام شده است. زیرا در صورت وجود مشکل برای رفع آن زمان زیادی از کنفرانس از دست خواهد رفت و مسلما قضیه خوشایندی نیست.

عوامل موثر بر قیمت تجهیزات اتاق کنفرانس

هنگام خرید تجهیزات اتاق کنفرانس یکی از فاکتورهای اساسی که باید به آن توجه شود قیمت تجهیزات است که به عوامل مختلف بستگی دارد:

  • آنالوگ یا دیجیتالی بودن میکروفن‌ها
  • نوع برند تجهیزات و کیفیت آن‌ها
  • تعداد دوربین‌های به کار رفته
  • تعداد بلندگوهای مورد نیاز

فروشگاه‌ها و سایت‌های متنوع بسیاری در زمینه فروش تجهیزات اتاق کنفرانس فعالیت دارند. شما باید برای یک خرید صحیح و مناسب تحقیق کنید و طبق نیازهای سازمان و حرفه خود خریدی مناسب انجام دهید.

جمع بندی

به طور کلی در تهیه تجهیزات سالن کنفرانس، استفاده از تجهیزات بی‌سیم بهتر از نوع با سیم آن است. در تجهیزات بی‌سیم به کابل کشی نیاز نیست و اتصال سایر ملزومات توسط شبکه بی‌سیم انجام می‌شود که نصب و جابجایی آن‌ها نیز سریع‌تر و راحت‌تر است.

لیست تجهیزات لازم اتاق کنفرانس، که در این متن برای شما بازگو کردیم با توجه به نوع کنفرانس، تعداد شرکت‌کنندگان، متراژ اتاق و نیازهای دقیق شما می‌تواند تغییر کند. پیشنهاد می‌شود قبل از تهیه تجهیزات، نیازها و امکانات مورد نیاز را دقیقاً تعیین کرده و سپس اقدام به خرید و نصب تجهیزات نمایید.

1 دیدگاه در “لیست تجهیزات لازم برای اتاق کنفرانس

  1. امید گفت:

    سلام ممنونم از وبلاگ کاملتون که همه موارد حتی استثناها و‌ موارد خاص رو نیز بیان کرده.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *